İç Genelge

İÇ GENELGE 

 Üniversitemiz birimleri tarafından yapılmakta olan resmi yazışmalarda bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenilir bir biçimde yürütülmesini sağlamak için tüm personelimizin aşağıdaki kurallara uymasını önemle rica ederim. 

 Birimlerin Sorumluluğu: 

1- Gaziosmanpaşa Üniversitesi İş akışları sürecine dahil tüm birimlerimiz, resmi yazışma kapsamına giren tüm işlerini EBYS üzerinden sürdürmekle yükümlüdür. 

2- Islak imza aranan evraklarda, evrakların sisteme eklenerek yada, sistem üzerinden oluşturulmasıyla elde edilen sayı kullanılacaktır. 

3- Birimler, Takip edilen işlerini ilgili mevzuat hükümlerine uygun bir şekilde sürdüreceklerdir. 

4- Görev yapmakta olan ve belirlenen kriterlere uygun olan personeli için e-imza kart okuyucusu talepleri ve takibi birimler tarafından yapılacaktır. 

5- Nakil gelen ve giden personel ile kurum içi görev ve unvan değişiklikleri EBYS birimine Personel Daire Başkanlığı tarafından gecikmeksizin bildirilecektir. 

6- EBYS kapsamında, personelin yükümlü olduğu sorumluluklar, ilgili duyuruların tebliği ve sistemin kullanımının sağlanması birim yöneticilerinin sorumluluğundadır. Personelin Sorumluluğu: 

7- Üniversitemiz de görev yapmakta olan ve yeni başlayan personel (Akademik-İdari), yazışmayı gerektiren görevlerin kendisine EBYS üzerinden verileceğini, bu görevlerin gereğini yine EBYS üzerinden yapabileceğini, şahsi taleplerini EBYS üzerinden yapabileceğini bilmelidir. 

8- Kendisine tahsis edilen şifresiyle giriş yaptığı sistemde sayfasına görev yazısı düşen personele bu görevler aynı zamanda zimmetlenmiş olarak kabul edilir. 

9- Üniversite personeli, sistem üzerinden kendisine zimmeti yapılan tüm görevleri zamanında yerine getirmek zorundadır. 

10- Sisteme giriş şifresi ve sistem sayfası tahsis edilmiş tüm personel, üzerine düşen görevlerini sistem üzerinden kontrol ve takip ederek gereğini yapmak zorundadır. 

11- Dilekçe (e-imza sahipleri için) ile yapılan müracaatlar ve izin talepleri sistem üzerinden yapılmalıdır.

12- E-imza aşaması tamamlanmayan evraklar üzerinden yürütülen işlemler geçerli sayılmayacağından, bu tür evrakları alan kullanıcılar e-imza sürecinin tamamlandığını sistem üzerinden teyit etmelidir.